Посетитель выставки обязательно принесет домой в ярком пакете вместе с  красочными буклетами,  ручку, календарик и, если повезет, бейсболку или майку. Зачем нужны эти предметы? Затраты на них существенные, а раздают бесплатно.

Главная цель сувенира -  попасть на рабочий стол к потенциальному клиенту и как можно дольше там задержаться. 

Хорошо подобранный сувенир может служить гораздо дольше, чем листовки и каталоги. С распространением  Интернета  значение выставки, как информационного источника, уменьшается. Зато растет  ее имиджевая составляющая, и корпоративные сувениры являются прекрасными носителями имиджевой составляющей. Поэтому, самое разумное  решение относительно  сувениров – не отказываться от них полностью, а потратить время на анализ  и оптимизировать ассортимент и количество для заказа.

Чтобы сувениры не расходились зря, проинструктируйте стендистов, как визуально вычислять  «выставочных барахольщиков».  Об этом читайте в разделе Инструктаж

Оптимально  заказывать сувениры  в межсезонье  - летом или в самом начале года.  Тогда стоимость будет минимальной, с оптимальным соотношением цена- качество. Но это –  редкая удача. Обычно решение о покупке сувениров  принимается последним, и бюджет формируется по остаточному принципу. Постараемся достойно выйти и из этой ситуации.

Вопрос первый – сколько времени выделить на подготовку сувениров?

Выставка -  это событие, которое нельзя передвинуть. Постарайтесь донести до руководства простую мысль –  чем раньше определен бюджет на сувениры, тем более интересные и дешевые решения можно найти. Оптимальный срок для выбора и заказа  сувениров: четыре-пять недель. За это время можно просмотреть предложения от нескольких фирм.  Даже если товара нет на складе, его успеют привезти и нанести вашу символику.  Быстрее всего нанести  логотипы на ручки и брелки. Дольше всего изготавливают цветные  пластиковые пакеты.

Замечание
В электронных рассылках часто приходиться видеть необычайно короткие сроки изготовления сувениров, но в разговоре по телефону выясняется, что в этот срок, например, не включалось изготовление штампа для нанесения. На вопрос, как же нанести логотип без оснастки, представитель фирмы на другом конце бодро отвечал: «А может у вас сохранился штамп от прошлого заказа? - Нет? – Ну, тогда я сейчас посчитаю общий срок и  полную стоимость…»  Действительно, в письме было указано - «срок нанесения», а не «срок изготовления», так что  привлечь фирму за недобросовестную рекламу было нельзя. 

Чтобы завлечь клиента,  в коммерческих предложениях  часто сообщают не полную информацию о сроках и цене услуг.  Поэтому, обсуждая с  менеджером сувенирной фирмы свой заказ, сразу заостряйте внимание на сроках   - это должен быть период от оплаты до доставки готовой продукции в ваш офис.

Вопрос второй – где и как искать нужные сувениры?

Как и во многих сферах бизнеса есть два пути поиска решения проблемы – попробовать самому, или обратиться к  профессионалу.

Ищем сами

По этому пути  можно пойти в том случае, если времени достаточно и  четко понятно, что искать. Например, 1000 штук пластиковых ручек синего цвета с серебристой отделкой, ценой не выше доллара. Проделать один раз этот поиск полезно в целях самообразования. Времени уйдет много, но за те дни, что придется провисеть на телефоне,  вы научитесь задавать нужные вопросы и получите представление, как работают сувенирные компании.  Вы узнаете, что почти все сувениры поставляются  к нам из-за границы. При самостоятельном поиске вы не сможете обратиться к оптовикам, они с мелкими заказами не работают, а  попадете в рекламные фирмы, которые имеют отдел, занимающийся «сувениркой»

Пример самостоятельного  заказа ручек

Выходите в Интернет, делаете запрос «заказ ручек» в поисковой системе, и получаете  более 100 000 страниц ответов. Причем, будут показаны не только ручки для письма, но и, например, пластиковые ручки для окон. Оказывается, надо было искать «пластиковые ручки под нанесение логотипов» или «ручки для печати логотипов». Наконец, правильный запрос сформирован, начинаем рассматривать сайты. Там всю необходимую информацию не получишь, приходиться звонить, уточнять, что есть в наличии на складе в нужном вам количестве и  будет ли это стоить один доллар с учетом нанесения. Затем договариваетесь с менеджерами о доставке образцов. Уточните, будут ли они доставлены бесплатно, некоторые компании попросят залог. Также попросите, чтобы на каждом доставленном предмете  был указан номер по каталогу,  это упростит формирование заказа. Наконец, все ручки собраны, вы их подержали в руках, пощелкали, выбрали и готовы заказать. В итоге, на весь процесс заказа затрачено не меньше трех недель. Две недели ушло на   обзвон, доставку образцов  и выбор, и еще неделя потребуется на перечисление денег и нанесение логотипа.

Обращаемся в рекламное агентство

Если времени мало,  обращайтесь к профессионалам.  Задайте поиск «изготовление сувениров с фирменной символикой».  Поскольку номенклатура массовых сувениров у всех компаний примерно одинаковая, надо искать компанию с лучшим менеджментом.  Основным критерием отбора может стать срок отклика на ваш запрос – не больше одного рабочего дня.

Отберите три-четыре компании  с наиболее четким изложением номенклатуры  на сайте и отправляйте им запрос.  Укажите продукт, желаемый цвет, количество, размер (если речь идет об одежде), желательную цену и  дату готовности. Также обязательно укажите контактную информацию, чтобы менеджеру из рекламной компании не пришлось выяснять у секретаря, кто же из ваших сотрудников рассылает запросы о сувенирах. 

Среди ссылок на поставщиков сувениров вам обязательно попадутся указания  на электронные каталоги-магазины сувениров. Они хороши тем, что наглядно представляют разнообразные типы продуктов, и очень  полезны, если еще  нет окончательного решения, что выбрать для выставки. Но номенклатура и информация о наличии данного товара на складе, не всегда соответствует реальному состоянию дел. Поэтому звонить и уточнять детали все же придется.

Вопрос третий  - какое количество заказывать?

Отправная точка – бюджет на сувениры. Но иногда бывает так, что  есть общая сумма и надо определиться, сколько из нее выделить на сувениры.

Основной  ориентир  -  популярность выставки, число посетителей предыдущего  года, указанное  на сайте организаторов. Но, часто на анализ просто нет времени. Если вы участвуете в выставке впервые, проще всего  просмотреть список  участников предыдущего мероприятия. Поскольку на тематических выставках обычно участвуют игроки одного рынка, возможно, найдется компания, с которой ваша фирма имеет деловые отношения, и ее сотрудники адресуют вас на менеджера, готовившего предыдущую выставку. Его впечатления вряд ли являются коммерческой тайной.

Также можно обратиться к  специализированным изданиям, где вы размещаете рекламу, если они были  информационными спонсорами  интересующего мероприятия. В каждом издании имеется человек, занимающийся выставками.  Он сможет помочь вам оценить  посещаемость интересующего мероприятия.

Неплохим источником информации может стать менеджер рекламной компании. Они ведут статистику по клиентам и примерно знают, сколько в вашем городе разные компании заказывают сувениров на ту или иную выставку. Не стоит бояться, что продадут лишнего. Конкуренция среди сувенирных компаний большая, и им более  важно наличие долгосрочного клиента, чем разовая прибыль. Кроме того, некоторые  массовые сувениры можно заказать только кратными количествами,  (например, нельзя заказать 323 брелка, а 325 можно, т.е. число заказа кратно пяти) здесь помощь менеджера просто необходима.

Как определится с заказом, если  вышеупомянутые источники информации  недоступны? Тогда для ориентира некоторые  цифры – в Москве на больших выставках  посещаемостью около 8000 -10000 чел.,   в пиковые дни  расходится 200-300 массовых сувениров. На небольших специализированных выставках  с посещаемостью около 2000 человек, в самые напряженные  дни уходит 80-100. Данные взяты из  публикаций на информационных Интернет-порталах, посвященных выставочному бизнесу. Рассмотрите эти значения  и прикиньте их динамику для своих условий.

Вопрос четвертый – приемка готовой  продукции

Для массовых  сувениров основной производственный процесс – нанесение логотипа компании. Если вы заключаете договор на поставку сувениров, включите в качестве приложения  к нему список  дефектов, которые могут послужить поводом для рекламации. Это  неровные края букв  и рисунков; непрокрас внутренних поверхностей логотипа; наличие непропечатанных частей логотипа; брызги краски на поверхности сувенира; нестойкое нанесение краски, выявленное при приемке.

Этот примерный перечень  можно расширить, исходя из специфики вашего заказа. При приемке также необходимо проверить соответствие накладной на товар с реально поставленным количеством.

Все, сувениры у вас в офисе, одной проблемой стало меньше. Прейдем к следующему вопросу – подготовке анкеты посетителя.

Резюме

Чтобы заказать  сувениры с оптимальным соотношением цена качество, срок для заказа должен быть не менее четырех-пяти недель. Критерий для выбора поставщика сувениров – не более одних суток ответа на ваш запрос. Проконсультируйтесь с экспертами  по поводу возможных объемов заказа и внимательно проводите приемку готовой продукции.

На главную                Анкета посетителя