Главным вопросом  при планировании участия в выставке является наличие на мероприятии целевых клиентов, их количество и «качество» - уровень компетенции. Поэтому основная задача при выборе выставки - получение достоверных данных о выставочном мероприятии.

В настоящее время в России уже существует маркетинговый инструмент, позволяющий оценить количество и качество посетителей, пришедших на конкретную выставку.  Это - выставочный аудит, проводимый независимыми компаниями. Его данные  позволяют  сформировать общее мнение о мероприятии  и оценить привлекательность данного канала продаж и продвижения продукта.

Параметры, определяемые в процессе аудита:

• общая площадь выставки  (общая площадь выставочных павильонов, кв. м – брутто площадь)
• общую открытую и закрытую площадь выставки (общая площадь выставочных стендов, кв. м. – нетто площадь)
• открытую  и  закрытую  площадь,   арендованную  отечественными  участниками  (нетто площадь,  кв. м.)
• открытую и закрытую площадь, арендованную иностранными участниками (нетто площадь, кв. м.)
• площадь специальных экспозиций в рамках выставки и по ее теме (кв. м.)
• число национальных экспонентов
• число иностранных экспонентов 
• общее число экспонентов
• число и перечень стран-участниц
• число непрямых иностранных экспонентов
• число непрямых национальных экспонентов
• общее количество непрямых экспонентов
• общее количество посетителей
• количество специалистов, посетивших выставочное мероприятие
• количество иностранных посетителей
• количество посещений
• количество иностранных посещений

 

Официальный аудитор, проводящий в России процедуру аудита  - компания   РуссКом Ай-Ти Системс.

Качественный и количественный состав посетителей осуществляется на основании  анкетирования постелей, выдачи им бейджей и установки турникетов.  Для получения достоверных данных компания, проводящая аудит выставочной статистики, имеет право:

• на проверку достоверности анкет, заполненных посетителями данного мероприятия.
• на установку оборудования, осуществляющего подсчет количества посетителей выставки на всех входах на выставку

Информацию, находящуюся в аудиторском свидетельстве перепроверяют специальные контролеры. При несоответствии фактических и предоставленных данных, компания-аудитор (а в мире их всего около двадцати) теряет аккредитацию  и прекращает работу.

В 2007 году выставочный аудит дополнился новым направлением - аудитом баерского потенциала и возможностей выставки - независимое определение количества и качества контрактов  которые заключены или планируются  к заключению посетителями выставки через  3 - 6 месяцев после ее окончания.  Это исследование проводится с помощью интервью. Берется база данных посетителей-специалистов. Далее из нее делается случайная выборка. С каждым из посетителей, вошедшим в эту выборку, производится глубинное структурированное интервью по телефону. Количество интервью регламентируется международными нормами  и зависит  от количества посетителей  мероприятия (в среднем, от 250 до 500 бесед).

На основании этих данных потенциальный участник может приблизительно оценить ROI выставки (return on investment) - показатель возврата на инвестиции, в данном случае - затраты участие в выставке. Пример данных расчетов в PDF-документе «Пример расчета выставочной эффективности на основе данных выставочного аудита». При расчетах следует помнить, что все статистические данные имеют определенную погрешность.

Результаты выставочного аудита активно освещаются в отечественных СМИ, посвященных выставочному бизнесу. Данные аудита обычно  размещаются на выставочных интернет-порталах и на сайте официального аудитора. В общем случае, выставочный аудит является добровольным. Однако, в случае, если выставка желает получить почетный знак РСВЯ  (Российский союз выставок и ярмарок) - или UFI (Union of International Fairs), прохождение статистического аудита является обязательным. Помимо этого, результаты аудита публикуются в ежегодном справочнике выставочной статистики (FKM), который распространяется в 19 странах Европы. Таким образом, прохождение аудита означает соответствие организации выставки  мировым стандартам.

К сожалению, в нашей стране аудит  пока  провели  очень небольшое количество выставок.  Если данных аудита по выставке нет, то схема сбора информации  о мероприятии описана в разделе «Критерии отбора».

На главную            Уроки истории