Выставочный стенд – это Ваш плацдарм для реализация целей, ожидаемых от участия в выставке. Проработанные технические и эстетические параметры, точное определение идеи стенда и ее реализация в пространстве выставочного зала – предпосылки успеха для участника выставки. Построить хороший эксклюзивный стенд, все равно, что написать картину. Разве можно создать инструкции, как создать запоминающееся полотно? Таких документов нет, но есть художественные школы и академии, где художников учат основным приемам ремесла.

В этом разделе мы рассмотрим основные приемы, которые надо знать, чтобы составить грамотное техническое задание  (ТЗ) на эксклюзивный стенд.

После оформления заявки на участие в выставке у вас имеются следующие данные, которые станут отправными точками ТЗ:

• Название выставки, сроки и место её проведения
• План павильона с точным указанием вашего места, размера этого места, высоты потолков. (Эту информацию вам  обязаны  предоставить организаторы выставки).
• Бюджет, планируемый на данное мероприятие.

Для начала разберемся, что будет главным на выставке: показать товар, донести до клиентов какую-либо информацию или же провести переговоры и консультации с теми, кто заинтересовался вашей компанией. От этого решения зависит соотношение между так называемой презентационной площадью и местом, которое предназначено для переговоров. Можно даже указать желаемое соотношение в процентах. С учетом всей этой информации экспоместо разбивают на функциональные зоны. Обычно  на стенде выделяют следующие зоны:

• Ресепшен – тут происходит первое общение с посетителем выставки
• Презентационная зона – здесь на подставках, витринах или стеллажах демонстрируются экспонаты
• Хозяйственная зона – здесь хранятся маркетинговые материалы, образцы товаров, бытовые принадлежности
• Переговорная зона – зона для переговоров и консультаций. Может быть открытой и закрытой
• VIP-переговорная – встречается на очень больших  имиджевых стендах, чаще всего располагается на вторых этажах двухэтажных  стендов. Обычно это закрытая от чужих взглядов площадь.
• Барная зона – весьма посещаемая и значимая часть некоторых стендов.   Обычно размещается вблизи от переговорных.

Выберите  необходимые вам  зоны, прикиньте, какую часть площади можно отвести под ту или иную область и дополните ТЗ еще одним пунктом:

4. Ориентировочное зонирование стенда

Потом надо задуматься над заполнением выбранных зон и  способом представления вашей продукциии и сервисов на выставке. Ваш товар мелкий и его надо вынести ближе к посетителям? Тогда размещаем закрытые витрины по периметру презентационной зоны. Ваш товар представляет собой сложный инструмент, к которому клиент должен примериться и подержать в руках? Тогда есть смыл разместить открытые витрины уже внутри презентационной зоны, чтобы уменьшить процент воровства. Или вы представляете крупное оборудование, которое требует особых платформ….Вариантов может быть много. Вы лучше нас знаете свой бизнес, его клиентов и легко составите следующий пункт:

5. Предполагаемые способы представления товара или услуг

Далее пришла пора заняться внешним видом стенда. Надо определить  общую цветовую гамму стенда и стилевое решение. Если ваша компания не новичок,  у нее уже существуют торговые марки, рекламные ролики, публикации, слоганы,  и другие элементы фирменного стиля которые надо сообщить дизайнерам. Они определят общую цветовую гамму. Стилевое решение дизайна стенда  выбирается в зависимости от бизнеса компании.  Компьютерные компании чаще всего выбирают стиль хай-тек, туристические стиль кантри. Если вы не можете определиться со стилем, просто сообщите о своих предпочтениях дизайнерам. Вам нравиться классика? Или что-то авангардное? Может, нарочито  промышленный стиль? Если определиться со стилем сложно, просмотрите портфолио дизайнерской компании и укажите, какие их предыдущие разработки вам больше всего по душе.

Не забудьте  сообщить, планируете ли вы использовать какую-то презентационную аппаратуру – плазменные панели, проекторы.

Теперь вы можете сформулировать следующий пункт ТЗ:

6. Желательное стилистическое решение и цветовая гамма

Теперь следует высказать пожелания по используемым конструктивным элементам. Этот пункт не является обязательным. В принципе опытные фирмы-застройщики, глядя на ваш бюджет, сами выберут приемлемые конструктивы и создадут на его основе требуемую стилистику. Но, иногда бывает так, что запросы по дизайну важнее рамок  бюджета. Например, вам необходимо, чтобы в оформлении стенда обязательно использовался камень, стекло, кирпич, ткани, живая или искусственная зелень, фонтаны, чучело медведя, да мало ли что еще! Главное, чтобы запрашиваемые элементы укладывались в стилистическое решение.

Дороже всего будет стоить  эксклюзивный проект из пластика, ДСП, МДФ и тому подобных строительных компонентов, которые будут готовиться специально для вашего стенда. Смотрятся такие конструкции очень эффектно, но их строительство требует шпаклевочно-покрасочных работ и займет много времени. Есть вероятность, что в первые дни работы выставки краска не везде высохнет и оставит неизгладимые следы на одежде стендистов и посетителей. Заранее согласуйте сроки устранения подобных дефектов со строителями. (см. раздел Принимаем стенд)

Дешевле всего обойдутся стенды с применением различных конструкторов, которые создают усложненный вариант стандартной застройки. Но тут следует соблюдать баланс, чтобы не скатиться к типовому стенду.

Эффектно будут смотреться различные баннерные конструкции. Они дешевы, их можно многократно использовать, но вам придется платить за точки подвеса и работу аккредитованных на данной выставочной площадке альпинистов. А с их расценками не поспоришь, аргумент будет один: «Дорого? Не вешайте!»
Выбрав желательный тип застройки, вы сформулируете следующий пункт:

7.  Пожелания по используемым конструктивным элементам

Итак, ТЗ готово. В него у вас вошло 7 или 6 пунктов. Теперь надо выбрать застройщика. Это очень ответственный момент.

Обычно перед выставкой компании-застройщики знакомятся со списками участников, которые публикуются на сайтах организаторов выставки  и обзванивают их, предлагая свои услуги. Запросите  коммерческое предложение. Просмотрите предлагаемое портфолио. Уточните, строили ли они стенды на вашей выставочной площадке ранее (если – да, значит, аккредитованы на этой площадке, уже имеют опыт взаимодействия с организаторами, получения всяких пожарных и монтажно-строительных разрешений и лицензий) Затем проведите тендер – отберите наиболее  опытные фирмы  с интересным порфолио и разошлите им ваше ТЗ. В ответ вы должны получить эскизы стенда в нескольких ракурсах с его планировкой. Подобная услуга оказывается бесплатно.

Изучая присланные дизайн-проекты, учитывайте, что посетители осматривают стенд  в три этапа:

• с большого расстояния - из конца прохода, значит, потребуются крупные  визуальные ориентиры, 
•  со среднего расстояния, постепенно приближаясь; следовательно, нужно соответствующее оформление фасада  стенда 
•  с близкого расстояния – требуются мелкие оформительские элементы, привлекающие внимание и зовущие на стенд.

Выберите понравившийся дизайн-проект стенда,  если потребуется, доработайте его совместно с дизайнерами и составляйте договор на застройку.

Непосредственно перед началом выставки вам предстоит еще один организационный момент. Необходимо будет составить письмо для организаторов выставки, в подтверждение того, что выбранная вами фирма является вашим официальным застройщиком.

Желаем  вам, чтобы ваш  эксклюзивный стенд смотрелся эффектно и выглядел дороже потраченного бюджета!

На главную             Принимаем стенд