Email-рассылка

Пожалуйста подтвердите подписку в своей почте

Коротко

Фоторепортаж с выставки Интерсвет 2016

Выставка проходила в Москве 8 - 11 ноября 2016 года Материалы предоставлены мастерской Фото Феерия    ...

Подробнее...
Заявка и договор

zayavkaТак случилось,  что создание этого раздела совпало  с  подготовкой к  участию в очередной выставке, организацией которой занимались авторы сайта.  Поэтому материалы про оформление заявки и подписании договора писались по горячим следам. Все замечания, сделанные по ходу текста, проверены практикой.

Искренне надеемся, что данный раздел поможет существенно уменьшить процент предпринимателей, жалеющих о том дне, когда они подписали  договор об участии в выставке. 

Заполняем заявку

После предварительных переговоров с организаторами  выставки они должны прислать заявку на участие. Как правило, это небольшой бланк, где надо заполнить соответствующие поля.  Сначала  вы указываете название компании и профиль ее деятельности.  Затем указываете желаемую площадь и тип стенда (угловой, линейный и т.п.) и вид застройки – индивидуальная или стандартная.   Далее, в заявке должны быть указаны тарифы и график платежей.
  
Вот  сейчас можно попробовать поторговаться и получить скидки на выставочную площадь. Они обычно предоставляются российским производителям, участникам различных ассоциаций и  т.п. Если у вас стенд большой площади, обычно свыше 40-50 кв. метров – смело требуйте скидок за опт. Также во время  самой выставки можно заполнить льготную заявку, со скидками. Это распространенная практика.

На основании итоговых цифр вы рассчитываете сумму за участие в мероприятии и отсылаете заявку.

Внимание! Даже если организаторы требуют поставить печать на бланк заявки, этот документ не более чем протокол о намерениях.  Вы пока еще не берете на себя никаких финансовых обязательств.  Можно  отказаться от участия и отозвать  документ. Ситуация меняется с подписанием договора.

Подписываем договор

Правило первое, хорошо известное всем: прежде чем подписать договор, -  прочитайте его! Счет за участие в выставке выставляется на основании  подписанного договора. Но,  договор, это отнюдь не беллетристика и читать его – тяжелая работа. Чтобы облегчить вам этот процесс, перечислим основные положения, которые должны присутствовать в договоре.  Обычно договор на участие в выставке представляет собой договор о возмездном  оказании услуг.

Стандартная формулировка договора: «Организатор предоставляет Участнику выставочную площадь и ряд дополнительных услуг по обслуживанию данной площади».

Выполненные услуги оформляются актами, подписываемыми представителями обоих сторон.

Необходимо, чтобы в тексте было упомянуто  выполнение оргкомитетом следующих работ:

Обязательные пункты:

  • Условия аренды выставочной площади (оборудованной/необорудованной) – цифры в договоре должны совпадать с суммами в заявке
  • График платежей участника-экспонента
  • Штрафные санкции за задержку платежей  (этот пункт стоит читать особенно внимательно!)
  • Условия отказа экспонента от участия в выставке и  график возврата платежей в этом случае.

Дополнительные пункты договора:

Название - «дополнительные» весьма  условно.  Например, без электричества, при лучинах, выставку не проведешь. Но, если в договоре с организаторами этих пунктов нет, значит, эта часть работ передана субподрядчикам: фирме-застройщику и полиграфической компании. Вам придется заключать с ним отдельные договора. Попросите  у организаторов, чтобы субподрядчики связались с вами. Эти фирмы должны оказать вам следующие услуги:

  • Аренда и монтаж выставочного оборудования;
  • Установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;
  • Страхование оборудования  (Страховые платежи за оборудование есть всегда. Иногда ее не выносят в отдельную  графу, а просто включают в общую стоимость площадей)
  • Предоставление дополнительных услуг или оборудования: дополнительных витрин, плазменных панелей, холодильника, телефона, интернета;
  • Надпись на фризе (название вашей фирмы над вашим стендом);
  • Публикация материала в каталоге выставки  (Обратите внимание на даты предоставления  текстов!  Печать каталога требует времени, поэтому сбор материалов в него обычно имеет очень жесткие сроки)
  • Охрана
  • Уборка

В стандартный набор входит и обеспечение персонала пропусками и бэджами, организация заезда. Если вы не встретили упоминания об этих услугах ни в основном, ни в дополнительных договорах, обязательно уточните у организаторов  - где и когда получать пропуска для сотрудников, как завозить экспонаты.  Также организаторы обычно предоставляют экспонентам некоторое количество бесплатных пригласительных билетов на выставку. Не стесняйтесь спросить и об этом.

Обо всех недоработках  и проблемах  фирм-субподрядчиков следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения и ненужные трения с представителями оргкомитета.

 

На главную            Строительство стенда