Так случилось, что создание этого раздела совпало с подготовкой к участию в очередной выставке, организацией которой занимались авторы сайта. Поэтому материалы про оформление заявки и подписании договора писались по горячим следам. Все замечания, сделанные по ходу текста, проверены практикой.
Искренне надеемся, что данный раздел поможет существенно уменьшить процент предпринимателей, жалеющих о том дне, когда они подписали договор об участии в выставке.
Заполняем заявку
После предварительных переговоров с организаторами выставки они должны прислать заявку на участие. Как правило, это небольшой бланк, где надо заполнить соответствующие поля. Сначала вы указываете название компании и профиль ее деятельности. Затем указываете желаемую площадь и тип стенда (угловой, линейный и т.п.) и вид застройки – индивидуальная или стандартная. Далее, в заявке должны быть указаны тарифы и график платежей. Вот сейчас можно попробовать поторговаться и получить скидки на выставочную площадь. Они обычно предоставляются российским производителям, участникам различных ассоциаций и т.п. Если у вас стенд большой площади, обычно свыше 40-50 кв. метров – смело требуйте скидок за опт. Также во время самой выставки можно заполнить льготную заявку, со скидками. Это распространенная практика.
На основании итоговых цифр вы рассчитываете сумму за участие в мероприятии и отсылаете заявку.
Внимание! Даже если организаторы требуют поставить печать на бланк заявки, этот документ не более чем протокол о намерениях. Вы пока еще не берете на себя никаких финансовых обязательств. Можно отказаться от участия и отозвать документ. Ситуация меняется с подписанием договора.
Подписываем договор
Правило первое, хорошо известное всем: прежде чем подписать договор, - прочитайте его! Счет за участие в выставке выставляется на основании подписанного договора. Но, договор, это отнюдь не беллетристика и читать его – тяжелая работа. Чтобы облегчить вам этот процесс, перечислим основные положения, которые должны присутствовать в договоре. Обычно договор на участие в выставке представляет собой договор о возмездном оказании услуг.
Стандартная формулировка договора: «Организатор предоставляет Участнику выставочную площадь и ряд дополнительных услуг по обслуживанию данной площади».
Выполненные услуги оформляются актами, подписываемыми представителями обоих сторон.
Необходимо, чтобы в тексте было упомянуто выполнение оргкомитетом следующих работ:
Обязательные пункты:
- Условия аренды выставочной площади (оборудованной/необорудованной) – цифры в договоре должны совпадать с суммами в заявке
- График платежей участника-экспонента
- Штрафные санкции за задержку платежей (этот пункт стоит читать особенно внимательно!)
- Условия отказа экспонента от участия в выставке и график возврата платежей в этом случае.
Дополнительные пункты договора:
Название - «дополнительные» весьма условно. Например, без электричества, при лучинах, выставку не проведешь. Но, если в договоре с организаторами этих пунктов нет, значит, эта часть работ передана субподрядчикам: фирме-застройщику и полиграфической компании. Вам придется заключать с ним отдельные договора. Попросите у организаторов, чтобы субподрядчики связались с вами. Эти фирмы должны оказать вам следующие услуги:
- Аренда и монтаж выставочного оборудования;
- Установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;
- Страхование оборудования (Страховые платежи за оборудование есть всегда. Иногда ее не выносят в отдельную графу, а просто включают в общую стоимость площадей)
- Предоставление дополнительных услуг или оборудования: дополнительных витрин, плазменных панелей, холодильника, телефона, интернета;
- Надпись на фризе (название вашей фирмы над вашим стендом);
- Публикация материала в каталоге выставки (Обратите внимание на даты предоставления текстов! Печать каталога требует времени, поэтому сбор материалов в него обычно имеет очень жесткие сроки)
- Охрана
- Уборка
В стандартный набор входит и обеспечение персонала пропусками и бэджами, организация заезда. Если вы не встретили упоминания об этих услугах ни в основном, ни в дополнительных договорах, обязательно уточните у организаторов - где и когда получать пропуска для сотрудников, как завозить экспонаты. Также организаторы обычно предоставляют экспонентам некоторое количество бесплатных пригласительных билетов на выставку. Не стесняйтесь спросить и об этом.
Обо всех недоработках и проблемах фирм-субподрядчиков следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения и ненужные трения с представителями оргкомитета.
На главную Строительство стенда
|