Мероприятия деловой программы  на выставках организуются для специалистов и имеют формат B2B. Соответственно они носят деловой характер  и несут большую  образовательно – информационную составляющую.

Это может  быть участие в конференциях, семинарах и круглых столах, проходящих в рамках  деловой программы выставки (симпозиумы, конференции, слеты,  тематические семинары). Как правило, такие мероприятия проходят на данной выставке из года в год, и имеют хорошую репутацию среди специалистов. Основные проблемы по привлечению посетителей на такие мероприятия берут на себя организаторы выставки. Иногда на такие мероприятия собирается до нескольких сотен человек. 

Дополнительный плюс - в этом случае ваша компания будет избавлена от решения организационных вопросов аренды помещения,  установки звукового и демонстрационного оборудования.  При предварительной подготовке к выставке обязательно  уточните  у организаторов планируемые  мероприятия  выставочной деловой программы и условия участия в них.

При участии в деловой программе в рамках выставки, на ваши плечи ляжет подготовка самого выступления, демонстрационного сопровождения для него (макеты, презентации) и рассылка приглашений  по электронной или обычной почте. Также стоит организовать обзвон  ваших приглашенных.

Ситуация усложняется, если ваша компания хочет организовать на выставке собственный семинар или конференцию, отличную от выставочной деловой программы.  Обычно это камерные мероприятия, в которых участвует на более 50 человек.

Если стенд большой площади, вполне возможно устроить мероприятие прямо на стенде. Это даст вам существенную экономию по оплате аренды площадей,  не потребует лишнего времени на организацию, позволит провести его именно тогда, когда нужно, и  привлечет к вам дополнительное внимание посетителей. Но для каждой бочки меда найдется своя ложка дегтя. Мероприятие на стенде прервет  нормальную выставочную работу ваших стендистов. Так же, если во время  семинара на стенде будет использоваться громкое звуковое сопровождение, могут поступить претензии от соседних стендов. В любом случае, Вы должны предупредить о ваших намерениях устроителей выставки.

Если нет желания и возможностей устраивать конференции на стенде, а потребность в дополнительных мероприятиях имеется, то стоит поинтересоваться возможностью аренды помещения.  Обычно на каждой выставочной площадке имеются дополнительные отдельные залы или выгороженные площади для проведения участниками своих мероприятий. За несколько месяцев устроители по запросу высылают участникам список таких площадей и график их аренды. С графиком правило такое – кто первый встал, того и тапочки. Чем раньше Вы получите этот план, тем больше вероятность того, что Вам достанется самое лучшее время в списке. Хуже всего бронировать время на последний день работы выставки, а также  конец и начало рабочего дня.

На это мероприятие Вам придется самим приглашать участников. Здесь надо будет задействовать весь арсенал имеющихся средств коммуникации - рекламу в прессе и интернет, рассылки обычной и электронной почтой, обзвон. Кстати, если у Вас большая база контактов, то для обзвона можно привлечь call-центр. Эта услуга стоит недорого, но проведение обзовна через привлеченных специалистов имеет свою специфику. Вы должны будете провести тренинг операторов, познакомить их со своей терминологией и ее правильным произношением.

Не забудьте подготовить анкету для сбора данных о посетителях вашего  мероприятия! Если в плане мероприятия заложено время на общение в кулуарах, то стоит обеспечить сотрудников компании особыми бэйджиками, чтобы  приглашенные слушатели легко нашли нужную персону.

Для того, чтобы посетители ваших семинаров или конференций подольше запомнили о них, необходимо  обеспечить их вспомогательной  литературой по теме мероприятия. Это даст возможность посетителям, вернувшись домой, еще раз просмотреть материалы и освежить полученную информацию. Значит, придется  собрать и подготовить информационные подборки. Лучше всего, если такая подборка будет упакована в фирменную сумку или пакет и сопровождена фирменным сувениром. А если материалы настолько хороши и полезны, что  задержатся на столе специалиста,  и, со временем, обернутся звонком в компанию, то значит, немалые труды по организации и проведению мероприятия  не пропали зря.

Как видите, проводя  собственное мероприятие, Вам придется продумать много организационных мелочей.

 Например:

• Сколько человек будут вести регистрацию и где их лучше разместить, на входе в зал или внутри зала
• Как организовать навигацию  от выставочной площади до  арендованного зала, подготовка  соответствующих указательных табличек
• Когда раздавать информационные подборки – до мероприятия или после
• Как организовать звуковые объявления о мероприятии, их текст
• Когда проводить анкетирование? До, во время или после мероприятия?
• Кто будет следить за функционированием звукового оборудования?

И это только примерный список. Понятно, что в зависимости от специфики мероприятия он будет значительно расширен, а значит, хлопот прибавится.

Будем надеяться, что участники вашего мероприятия почерпнут полезную информацию и будут довольны организацией события. Значит, у них останется положительное мнение о  вашей компании, а все затраченные усилия обернутся  новыми клиентами.

На главную               Развлекательная программа