«Дирекция выставки благодарит вас за решение принять участие и просит ознакомиться с информацией, которая поможет вам быстро решить все организационные вопросы» - так, или примерно так начинаются многостраничные документы, которые предстоит заполнить участнику выставки прежде чем попасть на стенд.
Кажется, что нет конца-краю всем этим доверенностям, актам и прочим сопроводительным документам. Порой посещает мысль, что проще попасть в отряд космонавтов, чем привезти все необходимое на экспозицию. Но, не опускайте руки. Ниже приведен список основных документов, которые чаще всего требуются от участника. Они связаны с доступом людей на стенд, с доставкой грузов и с правом работы на выставке.
Конечно, в каждом конкретном случае возможны вариации.
Список необходимых документов:
-
Пропуска на стенд
-
Генеральная доверенность
-
Письмо на ввоз/вывоз
Небольшая практическая рекомендация – заведите особую папку, куда будете подшивать документы по мере их готовности. В процессе заезда и выезда будете просто доставать один за другим по мере необходимости. Простая, казалось бы, вещь, но как облегчает жизнь!
Отступать некуда. Выставка оплачена. Люди и экспонаты, так или иначе, обязаны оказаться на стенде. Поэтому, давайте разбираться:
Пропуска на стенд
Один из документов, который необходимо заполнить заранее, «на дальних подходах» к выставке - это список на получение пропусков участников. Обычно этот список отсылается за неделю-две до начала мероприятия. Эти пропуска действуют во время работы выставки. Они позволят приходить на стенд до открытия и готовить экспозицию к приему посетителей.
Обычно количество таких пропусков ограничено размерами стенда. На большой стенд можно получить больше пропусков, на меньший - соответственно, меньше. Найдите эту форму в ворохе присланных документов, заполните и отошлите одной из первых. В день заезда вы получите пропуска в дирекции выставки. Но иногда бывает так, что пропуска можно получить и заранее, за несколько дней до выставки и обеспечить ими всех стендистов.
Также не забудьте про пригласительные билеты. Фирме-участнику их просто обязаны предоставить заранее. Приглашения обычно получают в дирекции выставки или заказывают по почте.
Список обычно забирают в обмен на пропуска. Больше этот документ не нужен.
Генеральная доверенность
Это документ дает право на подписание документов и совершение действий, связанных с участием в выставке. Обычно она выписывается на имя директора стенда. Это человек является официальным лицом и руководит всей работой на стенде во время выставки. Например, имея эту бумагу, он может подписывать договора и заявки на участие в выставке, заказывать дополнительные услуги. Кстати, если выставка понравилась, прямо во время ее работы можете зарезервировать место на следующей.
Ниже примерный список документов, которые обычно имеет право подписывать директор стенда:
- Заявка на участие в выставке
- Договор на участие в выставке
- Договор на проведение конгрессных мероприятий
- Акты приема-сдачи выставочной площади
- Заказы на дополнительные услуги (уборка, охрана, питание на стенд и т.п.)
- Акты выполненных работ
Также Генеральная доверенность дает право общаться с разными контролирующими и проверяющими органами типа пожарной охраны, администрации павильона, где проходит выставка.
Этот документ действителен на все время проведения выставки. Храните его бережно Письмо – накладная на ввоз/вывоз
Этот документ дает вам разрешение завести и потом вывести с территории выставочного павильона свои экспонаты. Это просто список вещей, который вы повезете на стенд. Обычно в этот список входят коробки с маркетинговыми материалами, коробки с экспонатами и бытовые принадлежности (средство для протирки витрин, одноразовая посуда, салфетки)
Эта накладная также потребуется водителю, который повезет ваш груз.
Письмо готовится не менее чем в двух экземплярах. Один забирают на въезде, другой вы предъявляете при выезде. Второй экземпляр должен быть сохранен до конца выставки.
Теперь, запасаясь всей необходимой документацией, можно приступить непосредственно к логистике - к десантированию, а затем к эвакуации с выставки.
На главную Десантирование и эвакуация
|