Email-рассылка

Пожалуйста подтвердите подписку в своей почте

Коротко

Фоторепортаж с выставки Интерсвет 2016

Выставка проходила в Москве 8 - 11 ноября 2016 года Материалы предоставлены мастерской Фото Феерия    ...

Подробнее...
Процесс и документы

byurokratiya«Дирекция выставки благодарит вас за решение принять участие  и просит ознакомиться с информацией, которая поможет вам быстро решить все организационные вопросы» - так, или примерно так начинаются многостраничные документы, которые предстоит заполнить участнику выставки прежде чем попасть на стенд.

Кажется, что нет конца-краю всем этим доверенностям, актам и прочим сопроводительным документам.  Порой посещает мысль, что проще попасть в отряд космонавтов, чем привезти все необходимое на экспозицию. Но, не опускайте руки. Ниже приведен список основных документов, которые чаще всего требуются от участника.  Они связаны с доступом людей на стенд, с доставкой грузов и с правом работы на выставке.

Конечно, в  каждом конкретном  случае возможны вариации.

Список  необходимых документов:

  • Пропуска на стенд

  • Генеральная доверенность

  • Письмо на ввоз/вывоз 

Небольшая практическая рекомендация – заведите особую папку, куда будете подшивать документы по мере их готовности.  В процессе  заезда и выезда будете просто доставать один за другим по мере необходимости. Простая, казалось бы, вещь, но как облегчает  жизнь!

Отступать некуда. Выставка оплачена. Люди и экспонаты, так или иначе, обязаны оказаться на стенде. Поэтому, давайте разбираться:

Пропуска на стенд

Один из документов, который необходимо заполнить  заранее, «на дальних  подходах» к выставке - это  список на получение пропусков участников. Обычно этот список отсылается за неделю-две до начала мероприятия.  Эти пропуска действуют во время работы выставки. Они  позволят приходить на стенд до открытия и готовить экспозицию к приему посетителей. 

Обычно количество таких пропусков ограничено размерами стенда. На большой стенд можно получить больше пропусков, на меньший -  соответственно, меньше. Найдите эту форму в ворохе присланных документов, заполните и отошлите  одной из первых. В день заезда вы получите пропуска в дирекции выставки. Но иногда бывает так, что пропуска можно получить и заранее, за несколько дней до выставки и обеспечить ими всех стендистов.

Также не забудьте про пригласительные билеты.  Фирме-участнику их просто обязаны предоставить заранее. Приглашения обычно получают в дирекции выставки  или заказывают по почте.

Список  обычно забирают в обмен на пропуска. Больше этот документ не нужен.

Генеральная доверенность

Это документ  дает право на подписание документов и совершение действий, связанных с участием в выставке.  Обычно она выписывается на имя директора стенда. Это человек  является официальным лицом и руководит всей работой на стенде во время выставки. Например, имея эту бумагу,  он может подписывать договора и заявки на участие в выставке, заказывать дополнительные услуги. Кстати,  если выставка понравилась, прямо во время ее работы можете зарезервировать место на следующей.  

Ниже примерный список документов, которые  обычно имеет право подписывать директор стенда:

  • Заявка на участие в выставке
  • Договор на участие в выставке
  • Договор на проведение конгрессных мероприятий
  • Акты приема-сдачи выставочной площади
  • Заказы на дополнительные услуги (уборка, охрана, питание на стенд и т.п.)
  • Акты выполненных работ

Также Генеральная доверенность дает право общаться  с разными контролирующими и проверяющими органами типа пожарной охраны, администрации павильона, где проходит выставка.

Этот документ действителен на все время проведения выставки. Храните его бережно
 
Письмо – накладная на ввоз/вывоз

Этот документ дает вам разрешение завести и потом вывести с территории выставочного павильона свои экспонаты. Это просто список вещей, который вы повезете на стенд. Обычно в этот список входят коробки с маркетинговыми материалами, коробки с экспонатами  и бытовые принадлежности (средство для протирки витрин, одноразовая посуда, салфетки)

Эта накладная также потребуется водителю, который повезет ваш груз.

Письмо готовится не менее чем в двух экземплярах. Один забирают на въезде, другой вы предъявляете при выезде. Второй экземпляр должен быть сохранен до конца выставки.

Теперь, запасаясь всей необходимой документацией, можно приступить непосредственно к  логистике   - к десантированию, а затем к эвакуации с выставки.

 

На главную               Десантирование и эвакуация